(一)OA(Office Automation辦公自動(dòng)化)這一概念在我國(guó)由來(lái)已久，但是，一直以來(lái)OA的概念比較模糊，甚至紊亂。雖然辦公自動(dòng)化OA的概念和應(yīng)用一直伴隨著信息化的發(fā)展歷程，但是由于OA的概念模糊，缺乏完備的產(chǎn)品和應(yīng)用理論體系支撐，使得OA一直沒(méi)有受到重視，成為信息化的邊緣產(chǎn)品。

曾幾何時(shí)，那些ERP解決不了的、CRM無(wú)法實(shí)現(xiàn)的、HR也不管的種種信息化的應(yīng)用需求，都劃入OA解決的范疇。這種概念與應(yīng)用的邊緣化，使OA廠商面臨巨大的發(fā)展危機(jī)，產(chǎn)品無(wú)法圍繞著核心去發(fā)展，應(yīng)用也無(wú)法規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。許多OA廠商的產(chǎn)品成為大雜燴，一些CRM、HR等等功能加入到OA系統(tǒng)之中，甚至有許多廠商本身缺乏對(duì)信息化的理解，一味地迎合用戶的需求，使OA系統(tǒng)開(kāi)始變得越來(lái)越龐大，而其核心的資料流轉(zhuǎn)與共享功能反而變得非常薄弱。

與財(cái)務(wù)軟件、ERP軟件等具有相對(duì)規(guī)范的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)不一樣，OA的應(yīng)用功能非常雜亂。如果說(shuō)財(cái)務(wù)軟件、ERP軟件各個(gè)廠商的產(chǎn)品是80%類似、20%不同，而OA卻恰恰相反，各廠商的產(chǎn)品的相似度不到20%。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)OA廠商有500多家，其中成熟的產(chǎn)品有近百款。

同一市場(chǎng)中大量功能迥異的OA產(chǎn)品，使OA的邊緣化和混亂性由此可見(jiàn)一斑。廠商與用戶也開(kāi)始迷失，甚至陷入苦苦掙扎之中。

(二)九十年代開(kāi)始出現(xiàn)的工作流(Work Flow)技術(shù)，可以使軟件系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)流轉(zhuǎn)信息和分解工作任務(wù)，強(qiáng)化了軟件應(yīng)用者的工作協(xié)同性，加強(qiáng)了工作的自動(dòng)化處理效率。因此，工作流這一協(xié)同軟件的核心技術(shù)一經(jīng)出現(xiàn)，就被廣泛應(yīng)用在網(wǎng)絡(luò)辦公領(lǐng)域，從公文收發(fā)到行政審批，從請(qǐng)假報(bào)銷到項(xiàng)目管理，這些原來(lái)辦公自動(dòng)化涵蓋的工作內(nèi)容，都被以工作流為核心的協(xié)同應(yīng)用思想重新定義。以工作流為主要核心功能的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，被稱之為協(xié)同OA軟件。

2000開(kāi)始，協(xié)同軟件進(jìn)入發(fā)展的黃金時(shí)期，大量的辦公自動(dòng)OA系統(tǒng)，和ERP、CRM等軟件產(chǎn)品采用工作流技術(shù)，強(qiáng)化了其協(xié)同性。支持群組網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作的LOTUS Notes/Domino，可以稱之為現(xiàn)代意義上的協(xié)同軟件的鼻祖，LOTUS Notes的創(chuàng)造者奧齊于1997年10月創(chuàng)建了Groove Networks，這款產(chǎn)品在2005年被微軟收購(gòu)，在全球泛圍掀起了新一輪的協(xié)同軟件發(fā)展高潮。

目前我國(guó)主流的協(xié)同軟件廠商大多成立于2000年到2005年之間，同時(shí)這幾年是協(xié)同軟件百家爭(zhēng)鳴的時(shí)期，大家對(duì)什么是協(xié)同軟件、協(xié)同軟件未來(lái)的發(fā)展前景、協(xié)同軟件的功能與應(yīng)用等問(wèn)題爭(zhēng)論不休。

2006年初，很多還對(duì)協(xié)同軟件抱有懷疑態(tài)度的人，開(kāi)始正視協(xié)同軟件，一些曾經(jīng)認(rèn)為“協(xié)同”是炒作概念的人，也開(kāi)始改變觀念，因?yàn)槲覈?guó)中國(guó)信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院CCID，此時(shí)已正式將協(xié)同軟件當(dāng)作一個(gè)單獨(dú)的軟件門類，協(xié)同軟件開(kāi)始“登堂入室”，并劃入正統(tǒng)。

以流程為核心的新型辦公自動(dòng)化OA軟件，開(kāi)始?xì)w入到協(xié)同軟件的范疇，其理論與應(yīng)用更加標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)入2007年，協(xié)同軟件對(duì)于業(yè)務(wù)流程管理的支持程度，已經(jīng)成為衡量協(xié)同軟件產(chǎn)品品質(zhì)的重要因素，工作流引擎技術(shù)成為協(xié)同軟件的核心技術(shù)，業(yè)務(wù)流程管理成為協(xié)同軟件的核心功能，通過(guò)優(yōu)化工作流來(lái)增強(qiáng)管理執(zhí)行力已成為協(xié)同軟件的核心應(yīng)用價(jià)值。

由傳統(tǒng)OA發(fā)展到協(xié)同OA，辦公自動(dòng)化OA的概念由模糊逐漸變得清晰，OA由信息化的邊緣產(chǎn)品逐漸成為信息化的基礎(chǔ)與核心產(chǎn)品之一，OA的功能與應(yīng)用也逐步向工作流這一核心靠攏，協(xié)同軟件開(kāi)始具有完整的理論與應(yīng)用體系，并得到權(quán)威部分和用戶的廣泛認(rèn)同。