作為知識(shí)管理的工具，OA軟件一旦被成功引進(jìn)后，將為企業(yè)帶來：

 

知識(shí)的獲?。撼爽F(xiàn)成的文檔資料外，知識(shí)更多的存在于的日?；顒?dòng)的過程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過程中。因此OA應(yīng)擴(kuò)大其對(duì)企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運(yùn)營，同時(shí)將知識(shí)管理貫穿于企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時(shí)隨地的關(guān)注、跟蹤和攫取業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的知識(shí)，并進(jìn)行及時(shí)的記錄，而不必從頭撰寫文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對(duì)一個(gè)客戶從獲得信息到簽單的銷售過程可以很方便的隨時(shí)被記錄，簽單結(jié)束后便可自動(dòng)形成知識(shí)庫的一部分；另外就是OA也可以進(jìn)一步擴(kuò)展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺(tái)，并將其中的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)供訪問者共享。

知識(shí)的整理：知識(shí)的原始形態(tài)是雜亂無章的，因此需要對(duì)各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化知識(shí)的有序管理。這包括提供對(duì)各種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的存儲(chǔ)；對(duì)各種數(shù)據(jù)和信息的轉(zhuǎn)化；提供可高度定義的知識(shí)目錄；提供可細(xì)分的，多角度的共享權(quán)限安全設(shè)定；提供各種知識(shí)展現(xiàn)平臺(tái)；提供知識(shí)與知識(shí)之間的關(guān)聯(lián)等。

 

知識(shí)的分發(fā)：完成了知識(shí)的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價(jià)值的知識(shí)通過各種手段進(jìn)行廣泛的傳播。因此一方面，知識(shí)可以以各種形式展現(xiàn)，例如內(nèi)外網(wǎng)站、企業(yè)新聞、電子期刊、相關(guān)文檔等；另一方面還可以通過知識(shí)訂閱、交流社區(qū)、即時(shí)通訊、網(wǎng)絡(luò)學(xué)校、工作流程等進(jìn)行分發(fā)；分發(fā)對(duì)象可以為某個(gè)部門的人員，也可以為整個(gè)企業(yè)或外部的合作伙伴等。

 

利用知識(shí)：完成了知識(shí)分發(fā)后，下一步的工作就是促進(jìn)人員有效的對(duì)知識(shí)進(jìn)行汲取，并對(duì)知識(shí)的轉(zhuǎn)化進(jìn)行評(píng)估和分析。這包括知識(shí)的查詢，如提供出色的信息檢索功能、知識(shí)關(guān)聯(lián)、知識(shí)地圖等使企業(yè)在業(yè)務(wù)過程中可以迅速地獲得需要查找的信息；學(xué)習(xí)評(píng)估和考核，提供各種學(xué)習(xí)和測(cè)驗(yàn)工具；知識(shí)分析和統(tǒng)計(jì)，從各種角度分析知識(shí)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容以及被閱讀的情況，判別知識(shí)的價(jià)值和人員的趨向等。

 

創(chuàng)新知識(shí)：知識(shí)被汲取并加以利用后，又會(huì)在實(shí)踐中產(chǎn)生新的知識(shí)。因此知識(shí)管理還需要利用創(chuàng)建、溝通、交流等手段讓新的知識(shí)顯性化，補(bǔ)充到原有的知識(shí)體系中，并重新進(jìn)入知識(shí)獲取、存儲(chǔ)、共享、利用、創(chuàng)新的新一輪循環(huán)，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時(shí)和便利的創(chuàng)建知識(shí)；新知識(shí)能夠迅速進(jìn)入原有的知識(shí)體系；與人力資源管理相結(jié)合，對(duì)知識(shí)積累的考核和激勵(lì)；突破組織界限，進(jìn)行動(dòng)態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內(nèi)外部的知識(shí)力量等。